Word[最強]時短仕事術 成果を出す! 仕事が速い人のテクニック

Wordが必須な人が見るべき要点整理

本書で1分、1秒でも早く効率よくWordを使うためのアウトプットを最大限に引き出すことができます。普段意識していなかったところまで気づきがあります。

高田 天彦 (著)
出版社: 技術評論社 (2020/3/27)、出典:出版社HP

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●本書はOffice 365版Word (Windows版)で誌面作成をしています。ほかのエディションでは操作が異なったり、機能そのものがない場合もあります。またOffice for Macでは対応していない操作もあります。あらかじめご了承ください。

●本書に記載された内容は、情報の提供だけを目的としています。したが って、本書を用いた運用は、必ずお客様自身の責任と判断によって行ってください。これらの情報の運用の結果について、技術評論社および著 者はいかなる責任も負いません。本書記載の情報は、2020年3月現在のものを掲載していますので、ご利用時には、変更されている場合もあります。
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本書を読む前に、

ワードは、マイクロソフトがWindows OS、mac OS及びiOS 向けに開発・販売している文書作成ソフトです。一般的な原稿・草稿の作成はもちろん、豊富なテンプレートを利用することによって、履歴書や招待状といったデザイン性の高い文書も かんたんに作成できます。ワードが多くの人々に利用されている一因は、このようなユーザビリティーの高さにあるといえるでしょう。と同時にワードには、罫線や表、画像やすかしの挿入をはじめとしたさまざまな機能が搭載されています。これら を駆使することで、より読みやすい文書を作り込んでいくことも可能です。

現在、書店に並ぶワード解説書の多くは、こういった多機能 性を理解させ、「ワードを使いこなす」ことに焦点を置いています。もちろん文書作成に際し、選択肢を多く持っておくこと は重要です。しかし、文書作成とは目的でなく、ビジネスを完迷させる手段の一つに過ぎません。より具体的に言い換えれば、ワードの豊富な機能をしっかり吟味して完成度の高い文書を作り込むより、必要十分な文書を最短のプロセスで仕上げて次のステップに進むほうが、多くの場合、大切なことなのです。このことは、ワードの使用頻度が高い人ほど、肝に銘じておく必要があります。

とはいえ、本書が掲げる時短術を1つ実行すれば劇的な効率化につながる、というわけではありません。時短術1つだけを取り上げれば、短縮できる作業時間はせいぜい5分程度でしょう。しかし、のちに述べていくように、本書が網羅する時短術は、ワードでの作業におけるあらゆる工程で活用できます。そのた め、一つ一つの短縮時間は微細に見えても、最終的な作業時間には無視できない効果が表れるのです。このことは、漫然と作業した場合と比較すると明白です。加えて、それが1週間単位、1ヵ月単位で積み重なっていけばどうなるかは、言うまでもあり ません。「ワードの使用頻度が高い人ほど、時短を意識する必 要がある」とは、そのような意味です。

高田 天彦 (著)
出版社: 技術評論社 (2020/3/27)、出典:出版社HP

 

文書作成における基本的な考え方

本書の内容を詳しく説明する前に、文書作成の際、念頭に置いておくべき基本的な考え方を3つ挙げます。
1つ目は、すでに述べたことと少し重複しますが、「時間をかけるべきでない部分」を常に意識するということです。たとえ ば、フォントです。ワードには多数のフォントが用意されており、「ワードフォント」などで検索すると、読みやすく美しいフォントはどれか、といったウェブの記事がいくつもヒット します。しかし、このようなこだわりは時短という観点から見るともっとも避けるべき考え方です。いまや日本マイクロソフトの継続的な改善によって、デフォルトの「游明朝」というフォントであっても視認性は十分、良好です。パソコンのモニタ -上ではもちろん、印刷物上であっても「なんだか読みづらい」という印象を抱く人はまずいないといってよいでしょう。こういった「時間をかけるべきでない部分」を判断しながら動 けることは、単なる文書作成の域を超え、業務全体において大 切なことです。

2つ目は、マウス操作に頼り過ぎないということです。多くの 人が、ワードで文書を作成している際、マウスに頼り過ぎています。たしかにマウスは非常に便利なデバイスなのですが、直感的に使用できるあまり、動作に無駄が生まれがちであることも否めません。とりわけ、長大な文の中から特定の箇所を探す ときなど、ゆっくりスクロールしながら律義に文を追ってしまった……という経験を持つ人も多いのではないでしょうか。これは、マウスのデメリットが顕著に表れる例です。本書ではこのような無駄をできるだけ省くため、要所要所でショートカッ トキーを紹介しています。おそらく、キーボードだけでこれほど多くの作業が行えるのかと驚かれるはずです。ぜひ、マウス 中心の操作からの脱却を目指してください。

3つ目は、ワードだけに固執しないということです。すでに述 べたように、ワードは非常に多彩な機能を備えており、スクリーンショットや画像の切り抜きまでをソフト内で完結させることができます。しかし、本書が目指すのはあくまで作業時間を 短縮させることです。別のソフトを立ち上げて連携したほうが 結果的に早い、という場面が想定できる場合は、ワードだけに固執するのはやめましょう。もっともわかりやすい例が、表の作成及び挿入です。かんたんな表であればワード内で作成する ほうが早いのですが、複雑なものであればエクセルを起動し、連携するようにしましょう。そのようなケースバイケースの対応方法も、本書で紹介しています。

本書の構成について

時短に通底する3つの考え方を紹介したところで、本書の構成について述べていきましょう。本書は、全部で7つの章から成り立っています。
1章「時短の世界へようこそ! ミスやイライラを激減させるコツ」では、まずワードの画面についての基礎知識をおさらいしたあと、以降の章で取り上げる時短テクニックの概要をざっ くりと説明していきます。それぞれのテクニックがどのような 場面でどう効果を発揮するか知っておくことで、各章の意図を スムーズに理解できるはずです。

2章「急がば回れ! ワードを使いやすくする基本」では、設定やドキュメントのカスタマイズについて解説を行います。文書作成以前の段階からしっかりと効率化していくことで、ソフト起動のたびに時短が実現できることになります。

3章「あとでラクする! 最終アウトプットに合わせて設定」では、ページレイアウトに関する時短テクニックを紹介していきます。フォントの美しさにこだわるべきでない点はすでに書いた通りですが、行間や字間は読みやすさに大きくかかわるため、ある程度は敏感になる必要があります。そこでこの章で は、素早く見栄えのよい文書にするためのテクニックを紹介しています。

4章「ムダな作業をゼロに! 文字情報を正確に素早く入力」では、文字入力の際に活用できる時短テクニックを紹介しています。言うまでもなく、文字入力は文書作成の根幹であり、そ れだけに、どこで効率化できるかを知っているのと知らないのとでは、大きな差がつきます。確実に身に付けておきたいとこ ろです。

5章「メリハリをつける! 表とグラフで伝わりやすい文書を作成」では、より視覚的にすぐれた文書作成の際、効率的に作業する方法を取り上げています。ワードだけにこだわらず、時にはエクセルと連携する、というケースを紹介しているのも、この章です。

6章「煩わしさから解放! 画像と図形をサクッと配置」では、多くの人がイライラさせられがちな画像や図形を思い通り に配置するテクニックを取り上げています。基本的には同じ法則で入力されていく文章と違い、画像や図形は形から大きさまで千差万別です。そのため、ただ挿入するだけではレイアウト が崩れてしまうことが多く、時短のうえでも大きな障害になることが多いのです。一般的な文書だけでなく、チラシなどのビジュアルが重要な文書作成でも役立つ情報が盛り込まれています。

7章は「ライバルに勝つ! 印刷を一発で狙い通りに」です。いざ文書作成を終えたものの、意外と多くの人がつまずくの が、この印刷です。早く終わらせたいがためにプレビューを確認せず印刷のボタンを押し、仕上がりが想定したものと違うと気づき、あわてて印刷をやり直したことのある人は多いでしょう。そこでこの章では、思い通りの仕上がりで印刷するための 方法を網羅しています。印刷に限った話ではありませんが、ときにはプレビュー確認のような「立ち止まる」作業を挟むこと が結果的には時短につながることもあります。

時短とは、焦ることではありません。あくまで、結果とプロセスの距離を縮める方法のことです。そのことをしっかりと理解したうえで、ぜひ本書を活用してください。

高田天彦

高田 天彦 (著)
出版社: 技術評論社 (2020/3/27)、出典:出版社HP

目次

第1章
時短の世界へようこそ! ミスやイライラを激減
させるコツ
01 「ワード」は多機能な文書作成ソフト
02 これだけは知っておきたい! ワードの基本
03 作業のステップを切り分けて考える
04 ステップ1 ワードを使いやすく設定する
05 ステップ2 最終アウトプットに合わせてドキュメントを設定 する
06 ステップ3 文字情報を思いどおりに入力する
07 ステップ4 表やグラフを使って説得力ある文書を作る
08 ステップ5 画像や図形などを効率よく表現する
09 ステップ6 印刷を一発で狙い通りに実現する
10 ショートカットキーでさらに効率アップ

第2章
急がば回れ! ワードを使いやすくする基本
01 起動と同時に白紙が開けばスムーズ
02 前回の終了位置に移動してすばやく作業を再開する
03 使用頻度の高い機能にアクセスしやすくする
04 リボンの整理で使いやすさを改善
05 ヒントを非表示にして作業に集中
06 表示面積を最大化して作業を快適に
07 読み取り専用モードをオフにして手順をカット
08 オートスクロールで長文を手放しで読む
09 サムネイル表示でページ移動がラクラク
10 参考資料を見ながら作業できるようにする
11 特定のページを見ながら作業できるようにする
12 いつも使うフォルダを保存先に指定しておく
13 自動保存を設定して万が一に備える
14 よく使う文書はすぐに開けるようにしておく

第3章 あとでラクする! 最終アウトプットに合わせて設定
01 よく使うドキュメントに合わせた基本設定を用意しておく
02 文字の幅を固定して均一な見た目に
03 行間が広がる場合は固定値で行間設定する
04 段落には適度な間隔を設けて読みやすく
05 論文や小説などにはマス目付き原稿用紙を使う
06 用途に応じて縦書きを使い分ける
07 縦書きでは英数字を横組みにすると読みやすい
08 二段組みを活用して見やすさをアップ
09 案内表示では上下中央に文字列を配置する
10 表紙を付けて本格的なドキュメントに
11 ヘッダー・フッターでページ番号を一括整理
12 左右のページのヘッダーを変えて自然に
13 表紙にはページ番号を表示しない
14 見出しを設定して全体の構造を明確に
15 文書のデザインはテーマで一括設定
16 テーマをアレンジして個性的に演出
17 テンプレートを利用すればデザインいらず
18 定型文書はベースをテンプレート化しておく

第4章 ムダな作業をゼロに! 文字情報を正確に素早く入力
01 定型のあいさつ文はいちいち入力しない
02 連番はひとつひとつ入力しない
03 単語や行の選択をもっと便利に
04 文節の区切りを修正して変換ミスを減らす
05 読みのわからない漢字は手書きで変換
06 特殊文字をすばやく入力する
07 何度も同じ文書をコピー&ペーストする手間を短縮
08 文字揃えを効果的に使って読みやすい文書に
09 よく使うフォーマットを登録して作業の手間を省く
10 特定の単語を一発でまとめて置き換える
11 すべての改行を一瞬で削除する
12 罫線をかんたんに文字入力で引く
13 マウスを使って文字列を移動させる
14 目的の箇所をすぐに探し出す
15 Spaceキーを連打せずに目的の単語を変換する
16 小さい「っ」や「ゃ」だけを入力する
17 郵便番号から住所を変換する
18日付は自動挿入にしておく
19 複数人での編集も変更履歴機能でスムーズに

第5章 メリハリをつける! 表とグラフで伝わりやすい文書を作成
01 かんたんな表ならエクセルを使わずに作れる
02 もう表の選択で迷わない
03 セルの列幅を自在に調整する
04 表やセルを分割・結合して文書を見やすくする
05 Tabキーでセルを自由自在に使う
06 箇条書きにした内容をサクッと表にする
07 昇順・降順に表を並び替える
08 表のデザインを一瞬で変更する
09 文字の長さに表の幅を自動で合わせる
10 Enterキーを連打してセル内の文章の切れ目を調整しない
11 グラフの適性を知ればすぐに選べる
12 エクセルと連携して作図するなら、こんなケース
13 レイアウトを崩すことなく、エクセルの表を貼り付ける
14 何度もコピー&ペーストをくり返さずに、ワードの表を自動更新

第6章 煩わしさから解放! 画像と図形をサクッと配置
01 画像の移動も思い通り
02 画像を最初から移動できるようにしておく
03 画像の多い文書を軽くしてサクサク起動
04 同じ図形を素早く連続して描く
05 図形をグループ化して配置を崩さずに移動する
06 アイコンを並べて手早く作図する
07 いちいち画像を切り抜く必要はない
08 画像加工もワード内でOK
09 複数の図形の移動をもっとかんたんに
10 スクリーンショットの撮影もワードだけで完結

第7章 ライバルに勝つ! 印刷を一発で狙い通りに
01 プレビュー確認で無駄な時間ロスを防ぐ
02 ワンクリックで印刷できるようにする
03 複数ページを1枚にまとめる
04 数行のはみ出しは印刷の設定ですぐ解決
05 必要な部分だけを印刷して無駄を省く
06 モノクロ印刷とカラー印刷で迷わない
07 コメントなしの文書をサッと印刷する
08 「隠し文字」を活用して効率的に機密を守る
09 一目で機密文書だとわかるよう透かしを入れる
10 差し込み機能を利用すれば宛先作成もラクラク

高田 天彦 (著)
出版社: 技術評論社 (2020/3/27)、出典:出版社HP