もう1秒も無駄にしない!Word最速時短術

ワードの仕事が劇的に早くなる! – Wordでのイライラ撲滅

Wordに関する実用的な裏技を知ることで、仕事の効率が劇的に上がります。無駄な機能を省く、便利な機能はショートカットで使えるようにするなど、自分好みにカスタマイズすることで時短を実現します。自己流でWordを使っている方にはぜひ読んでいただきたい1冊です。

鈴木 眞里子 (著), 日経PC21 (編集)
出版社: 日経BP (2020/2/21)、出典:出版社HP

はじめに

会議や打ち合わせの資料・レジュメ、営業先や取引先への企画書・提案書、順客に向けたイベントの案内状や商品のチラシ……。ビジネスにおいて書類の作成は日常茶飯事です。そんな書類作成に使うワープロソフトの定番がマイクロソフトの「Word」(以下、ワード)。表計算ソフトの「Excel」(以下、エクセル)と並んで、ビジネスパーソン必携のツールといえます。
ところが、エクセルに比べてワードの人気はそれほど高くありません。ビジネスでは資料を表にまとめることが好まれるし、数値を計算したりグラフ化したりするケースが多いためでしょう。そして何より、ワードの扱いにくさは、ワードが敬遠される最大の要因だと思われます。
月刊パソコン誌「日経PC21」では、20年以上にわたりワードの解説記事を掲載しています。そんな日経PC21の読者から届く質問や意見の中に、ワードに対する“恨み言”の多いこと。「ワードは余計なお節介が多い」「表をきれいに仕上げるのに手間がかかりすぎ」「挿入した写真を自由に動かせなくてイライラする」「文章を編集していたら、なぜか画像が消えた」……。毎日使っているにもかかわらず、 ワードを自由に使いこなせず、頭を悩ませている方が本当に多いのです。

無駄な機能に時間を奪われない
「1.○○○」と番号付きの見出しを入力し、その内容(本文)を入力しようとして改行したら、「2.」と自動入力されてイラッと来たそんな経験は誰にでもあるでしょう(次ページ図1)。もちろん、ワードは“親切のつもり”で次の番号を自動入力するのですが、利用者は常にそれを必要としているわけではありません。だから余 計なお節介”と感じてしまいます。さらに厄介なのは、その番号の消し方、元に戻し方が多くの人にとってわかりにくいことです。どうしたらよいかわからず、そこで作業が止まってしまいます。そんな無駄な時間が、ワードを使っているとたびたび発生します。
表の作成に手間取ったり、画像の配置や挙動に戸惑ったりするときも同じ。本来なら仕事に集中すべき時間を、ワードの操作や設定のために使われてしまうのですから、無駄以外の何物でもありません。そんな無駄をなくして効率良く書類を作成し、最速で仕事を終わらせることが、本書の目標です。
例えば、前述の「1.」「2.」…と続く連番の自動入力は、設定をひとつ変えるだけで止められます(12ページ)。画像の配置が思うようにいかないのも、画像配置に 関する初期設定が、皆さんが求めるものと違っているためです (142ページ)。まずはこうした設定を変えるだけでも、ワードはもっと使いやすく便利なソフトに変身します。

1日仕事を5分で終わらせる
さらに、1日仕事を5分で終わりにしてくれるような迫力な武器もワードにはあります。例えば1000人の顧客に手紙を出すとき、1人ずつ宛名を書き換えて印刷するのは大変です。しかし「差し込み印刷」の機能を使えば、全自動で名前の部分だけを変えて連続印刷が可能です(202ページ)。過去の契約書を流用して新たな契約書を作りたいのに、元のデータがない……という場合も心配は無用。保管してある紙の契約書をスキャンしてワードで読み込めば、OCR(光学式文字認識)機能によりテキストが自動生成され、ワード文書として再編集できるようになります (図2)。何ページにもわたる書類をイチから手入力し直す必要はありません(60ページ)。

作業の足かせとなるお節介機能は停止し、自分なりの使いやすい設定に変えること。そしてワードが備える便利機能の数々を知り、日ごろから使えるようにマスターしておくこと。それがワードでの書類作成を無駄なくスピーディーにこなすためのポイントです。その実用ノウハウを、本書で身に付けていただければ幸いです。

日経PC21編集長 田村規雄

鈴木 眞里子 (著), 日経PC21 (編集)
出版社: 日経BP (2020/2/21)、出典:出版社HP

Contents

はじめに
第1章 お節介機能は停止! 自分用設定で時短
01 数字や記号で自動的に始まる箇条書きを解除
02 ハイパーリンクが自動設定されるのを解除
03 入力した文字が勝手に変わるのを防ぐ
04 文字書式や配置が引き継がれるのを防ぐ
05 ミニツールバーは非表示にプレビューもオフにして快適
06 こだわりのレイアウトは「1字」より「1mm」単位で
07 校正やスペルチェックは最後にまとめて一度だけ
08 好みのフォント&段落設定で新規文書を開く
09 用紙サイズ、余白も好みの設定で新規作成
10 使わない機能は非表示にワードの操作性をアップ
11 よく使う機能は「クイックアクセス」に登録
12 起動時の画面を省略 白紙の文書を直接開く
13 自動保存は3分間隔でトラブルのリスクを最小限に
14 新規文書に含まれる個人情報を管理する
15 いつものフォルダーに最速で保存

第2章 タイプ練習いらずの入力時短術
01 単語だけじゃない長文も単語登録で簡単入力
02 現在の日付や時刻は自動入力で手間いらず
03 省エネ入力のポイントは予測入力の使いこなし
04 思い付くままに入力するなら自動変換後に再変換
05 変換候補が多いときは「スペース」キーより番号で指定
06 変換操作は押しやすいキー優先
07 おかしな変換候補は辞書の修復で解決
08 あいさつ文で悩まない入力せずに選ぶだけ
09 よく使う記号はショートカットキーで入力
10 PDFをワード文書に変換直接開いて再利用
11 紙の書類をスキャンしてワード文書に再利用
12 全角の英数字を半角に一括変換
13 検索・置換を使いこなして文字や書式を一括変換
14 頻繁に使う定型文書はテンプレートから簡単に作成
15 図表も書式もOK 定型文はクイックパーツに登録

第3章 コピペを極めれば編集が超速に
01 コピペの手際は“範囲選択”で決まる
02 文字選択の自由度アップマウスを使わない選択術
03 コピーや移動はドラッグよりキー操作で
04 文字列のコピペは4つの貼り付け形式を使い分け
05 エクセルの表を見た目を崩さずに貼り付ける
06 ウェブサイトからのコピーはショートカットキーで
07 書式設定の繰り返しは「書式のコピー」で解決
08 箇条書きのコピペは記号や番号の引き継ぎに注意

第4章 見やすいレイアウトを最速で実現
01 4種類のタブをマスター 思い通りに文字配置
02 インデントで階層化すれば文書の構造は一目瞭然
03 箇条書きの活用で項目や手順を見やすく列挙
04 「スタイル」を使えば長文もサクサクとレイアウト
05 グリッドへの吸着を解除して急に行間が広がるのを防ぐ
06 思い通りの間隔にしたいなら 1 行間は「固定値」で数値指定
07 行間ではなく段落間隔でメリハリを付ける
08日付やファイル名はヘッダーやフッターで一括入力
09ページ番号は選ぶだけ書式も開始番号も自在に設定
10 長い文章、小さい文字は段組みで読みやすく
11 罫線と背景色で際立つ見出しを簡単作成
12 縦横混在もコラム作りもテキストボックスで解決
13 中央揃え、右揃えはダブルクリックで切り替え

第5章 画像や図形を手早く挿入&配置
01 画像の配置設定は「行内」ではなく「四角」に
02 勝手に動く画像を指定した位置に固定
03 図形を描く際のポイントは「Shift」キーと「Ctrl」キー
04 複数の図形や画像をワンタッチで整然と配置
05 円形や星形に切り抜きも写真を一瞬でトリミング
06 図形や吹き出しの中には直接文字を入力できる
07図形内のテキストを読みやすくキレイに配置
08 オブジェクトを一覧表示 重ね順の入れ替えも楽々
09 組織図はスマートアートで手早く作成
10 流れを示すフロー図はスマートアートの得意技
11 スマートアートでリストを循環図にまとめる
12 「テーマ」を使えば配色やフォントを瞬時に変更
13 アイコンを利用してイラスト作成の手間を省く
14 一緒に動かしたい図形はグループ化してまとめる

第6章 厄介な作表機能をマスターして効率化
01 表全体のデザインは「表のスタイル」で選ぶだけ
02 表の各列の幅はドラッグするより自動調整
03 列の幅や行の高さをワンクリックで均等に
04 表編集の手際はセルの選択で決まる
05 不定型な表はドラッグで簡単に作れる
06 表の中の文字列を見栄え良く配置する
07 ちょっとした計算はワード内で完結できる
08行や列は「Tab」キーと「+」ボタンで簡単に追加

第7章印刷ミスのムダ排除!簡単・確実に印刷
01 2ページ目にはみ出す文書を1ページに収めて印刷
02 PDF出力でムダとミスを省く3つのポイント
03 「文書の一部」「文字だけ」必要な部分のみ効率良く印刷
04 ラベル印刷機能を利用してカードや名刺を簡単印刷
05 宛名を変えて同じ文面の手紙を量産
06 差し込み印刷を使って2種類の文書を自動作成
07 差し込み印刷で宛名ラベルを作成

第6章 できる人はこう使う!効率化の上級テク
01 変更履歴とコメントで校閲作業をペーパーレス化
02 アウトライン機能で考えをまとめて構成を検討
03 「第○章」や「第○条」を見出しレベルごとに自動表示
04 見出しスタイルから目次を自動作成
05 見出しスタイルを利用してパワポのスライドを自動作成
06 時短によく効く厳選ショートカットキー

索引

鈴木 眞里子 (著), 日経PC21 (編集)
出版社: 日経BP (2020/2/21)、出典:出版社HP