Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術

充実の内容! – あらゆる業務に対応

本書では、これまで分かっていたと思ったところが、意外とこのやり方の方が良いと思ったり、複数のやり方を覚えたりとスキルの向上につながります。またこうやりたいという辞書的にも使うこともできます。特にビジネスにおける業務を念頭に置かれているために、自身だけの自己流になりがちな作業もスタンダード的な答えを本書では出してくれるので、他の人との共有をするときなどでも、やりやすさを相手にも感じてもらえる作り方を提示してくれています。

藤井 直弥 (著), 大山 啓介 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2017/1/27)、出典:出版社HP

 

はじめに

本書を手に取っていただき、ありがとうございます。分厚くボリューム満点の 本書ですが、それは見た目だけではありません。内容も非常に充実しています。 ぜひ内容をご確認ください。 ここでは、本書の特徴や内容を簡単に説明いたします。

みなさんに最初にお伝えしたいこと みなさんに最初にお伝えしたいことがあります。それは次の2つです。
みなさんが日々行っている、さまざまなExcel作業は劇的に改善できる ・その方法は、すべての人が簡単に習得でき、今日からすぐに使えるこの2点をぜひ覚えておいてください。

ここでいう「Excel作業の改善」とは、 日々の面倒なExcel作業が正確、かつ劇的に速く行えるようになる、ということであ り、それと同時に、より効率的なデータ集計や、的確なデータ分析が行えるようになる、ということです。

これらの面を改善すれば、業務上のあらゆる場面で大きなメリットを得ること ができます。Excelの作業時間が大幅に減ることによって、自由に使える時間が 増えることも大きなメリットの1つですし、他にも、ミスが激減することによって仕事の品質が向上します。また、成果に直結するようなデータ分析も行えるようになります。

本書には、多くの人が悩み、つまずき、そして必要としてきたノウハウやテクニック が凝縮されています。多くの会社の人事部や経営企画部の人が「社員やメンバーに は必ず知っておいてほしい」と考えているExcelの使い方も全部掲載しました。 ぜひ楽しみながら本書を読み進めていただき、実用的なノウハウを身につけてく ださい。本書の役割はその手助けをすることです。

 

藤井 直弥 (著), 大山 啓介 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2017/1/27)、出典:出版社HP

本書の主な対象読者

本書は次のような方々にとって役に立つ本であることを目指して書かれています。
・仕事でExcelを使う。
・たまに単純なミスをしてしまう
・Excelは自己流で何とかやっている
・Excel操作で頻繁にマウスを使う
・Excelを用いたデータの集計方法や見せ方、伝え方を知りたい
・データ分析やマーケティングを効果的に行いたい
・もう少しExcelを使いこなしたいと思っている
・Excel作業は正直、面倒くさい

上記のような方々にとって、本書は適していると思います。パソコンが苦手な人や、Excel作業が嫌いな人にぜひ読んでいただきたいです。「こんな方法があっ たのか! これまでの面倒な作業はいったい何だったんだ!」と思っていただけると 思います。
暗記は一切必要なし!
何かを新しく学ぶとき、私たちは無意識のうちに「暗記しなければいけない」と考えてしまい、学ぶことが面倒になってしまいます。これは学生時代の学習体 験が体に染みついているからです。

しかし、「暗記学習」が必要なのは、遅くとも大学受験までです。Excelの実務スキルを向上するために暗記をする必要は一切ありません。何らかの操作方法が知り たくなったら、書籍やインターネットを見れば良いのです。たった数秒で操作方 法はわかります。

本書では、Excel作業を効率化する方法や、シートをミスなく、正確に作成する方法、メンテナンスしやすい表を作る方法などを解説していますが、手順その ものを暗記する必要はありません。「そういう考え方があるのか」「そういう方法 があるのか」といったことをざっと見ていただければOKです。数日後、Excelを 操作しているときに、本書内に使えそうなテクニックやノウハウがあったことを思い出せればシメたものです。答えはこの本を見れば見つかります。暗記しておく必要はまったくありません。

「すぐに役立つビジネス書」が必要

筆者はこれまでに1万人以上の方々に対して、Excel作業の効率化の方法やミスを未然に防ぐ方法をテーマにした講義やセミナーを行ってきました。また、あ らゆる業界の方々に対して業務改善のコンサルティングを行ってきました。そし て、その中で多くの方のExcelの使い方を実際に見てきました。

みなさんとてもまじめで一生懸命にExcelを使っておられました。しかし、残念ながら、その大半の方の使い方は、決して効率的であるとはいえない状況でした。中 には「ちょっとしたテクニック」(本書で紹介しています)を覚えれば数秒で終わる作業に、5時間、6時間かけている人もいました。

なぜ、多くの人がExcelの実務的な使い方で困っているのでしょうか。書店に行くとExcel関連の本が山のようにあります。かわいらしい表紙の入門書から、 全機能網羅型の分厚い本、何らかの機能の使い方に特化した本などなど、数百冊 を超えるのではないでしょうか。私は当初、これらを読めばExcelの業務上の問 題は解決できるのではないかと思っていました。しかし、そういったExcel関連 本をよく分析してみるとある共通点があることに気づいたのです。それは、「機能の使い方」は丁寧に解説してあるけれど、「実際のビジネスの現場でどのように使うのか」ということはほとんど書かれていない、ということです。

既存のExcel本は、どの本も非常に良くできているのですが、どの本も「ソフトウェアの機能の使い方」の解説書であり、その機能を実際の業務でどのように 使う方は読者任せなのです。こういったパソコンの専門書は、すでにやりたいことが明確にあり、その実現方法を知りたいという人には役立つのですが、一方で、 次のような人には即効性があるとはいえません。

・どのようにExcelを操作すれば、作業を効率化できるのかわからない
・Excelの操作ミスやケアレスミスを防ぐ方法を知りたい
・手元にあるデータを使って仕事に活かせるデータ分析を行いたい
このような現実を受けて、本書は執筆されました。本書の特徴を一言で表すな らば「仕事ですぐに役立つビジネス書 (実用書)」です。多くの人にとって役に立つ業 務上の考え方やテクニックを、できるだけ簡潔に解説し、すぐに仕事で使えるノ ウハウとして、余すことなくすべてを提供いたします。

本書の解説内容

本書の内容は大きく、次の5つのことについて書かれています。
1.誰が見ても「見やすい!」と感じる表を作る方法 2.面倒なExcel作業を正確、かつ高速に行うためのプロ技の紹介 3. Excelの基本機能を使った実践的なデータ分析の方法 4. 膨大なデータを集計し、意図する形にまとめる方法 5. Excelの印刷機能の解説と自動化への招待

 

特徴1 誰が見ても「見やすい!」と感じる表を作る方法

本書の第1章、第2章では「最初に押さえておくべき基本操作と考え方」と題 して、主に「見やすい表を作る方法」を解説しています。「見やすい表」と聞くと、人に見せるための見栄え(デザイン)の話のように感じる人もいるかもしれませんがそうではありません(そういう意味合いも多少ありますが)。「誰が見ても見や すい表と感じる表」を作るテクニックは、自分自身のためでもあります。

すっきりと整理され、どこに何のデータが記載されているのかがひと目でわかるExcel表を作 成しておけば、入力ミスを未然に防ぐことができ、また、作業効率も格段に向上します。ですから、業種・職種・業務内容に関わらず、この基本テクニックはぜひすべての人に習得していただきたいです。本当にちょっとしたコツを知っておくだけで、仕事の質が大きく向上すると思います。

 

特徴2面倒なExcel作業を正確、かつ高速に行うためのブロ技の紹介

本書の第3章~第6章では、面倒なExcel作業を正確、かつ高速に行うためのプロ 技を余すことなくすべて紹介します。Excelほど、「効果的な使い方」を知っている人と、知らない人とで、品質や作 業時間に圧倒的な差が生じるものはありません。その差は歴然です。作業効率は 何十倍も向上し、単純な入力ミスや計算ミスは激減します。

例えば、同じ作業に5時間かかる人もいれば、10秒で終わらせる人もいます。 これは大げさではありません。Excelは本当にそれくらい差のつくソフトウェア なのです。

一方で、「効果的な使い方」のノウハウはいたってシンプルです。誰でもすぐにマスターできます。難しいことは一切ありません。つまり、「知った者勝ち」です。 そして、いったん学んでしまえば、一生役立つ最強の武器になります。ぜひ、みなさ んもその武器を今日、手に入れてください。

 

特徴3Excelの基本機能を使った実践的なデータ分析の方法

本書の第7章では、Excelの基本機能(データテーブル、ゴールシーク、ソルバー、ビボットテーブルなど)を使った、実験的なデータ分析の方法を、初心者向けに優 しく解説しています。「データ分析」と聞くと、何やら難しそうな印象を受ける 人も多いと思いますが、難しい計算はすべて Excelが行ってくれるので安心して ください。私たちは Excelの基本的な操作方法を把握しておくだけで、有用なデータを瞬時に得ることができます。
データ分析の基礎知識は、あらゆる業種・職種・業務内容に応用できるので、この項目 もすべての人にぜひ習得していただきたいです。1つずつすべての手順を丁寧に解説 しているので、初心者の人もどうか安心して読み進めてください。

 

特徴4膨大なデータを集計し、意図する形にまとめる方法

本書の第8章、第9章では、Excelに蓄積している膨大なデータや、集計結果 を適切に見せるためのグラフ化のテクニックを紹介します。一口に「グラフ化」といった場合でもその見せ方は千差万別です。同じデータであってもテクニック 次第でポジティブな印象にも、ネガティブな印象にもなります。
また、グラフの作り方次第でとてもわかりやすいグラフにもなる反面、作り方を間違えてしまうと「何を伝えたいのかわからないグラフ」になってしまいます。「情報を正しく、意図通りに伝える能力」は全ビジネスパーソン必携の基本スキ ルの1つです。本書を通じてその基本的な部分を習得してください。

 

特徴5Excelの印刷機能の解説と自動化への招待
本書の第10章では、Excelの印刷機能の使い方を詳しく解説します。Excelは 優秀なソフトウェアなので「なんとなくの知識」でもそれなりにきれいに印刷で きますが、本章を読めば、もっと自由自在に、思い通りにExcel表を印刷できるようになります。また、最後の第11章では「Excelの自動化」について簡単に触れています。本書 だけでは紙面の都合上、詳しく解説することはできないので、次のステップへ進むための足掛かりとなる基本操作のみを紹介しています。

厳しい先輩に叩き込まれ、一万人とともに学んだ「Excelの最強の使い方」
筆者が本書で提案しているさまざまなテクニックやノウハウは、私が一人で考案したものではありません。また、私の個人的な経験を書き綴ったものでもあり ません。銀行員時代に厳しい諸先輩方に叩き込まれた「Excelの基本的な使い方」 が下敷きになっていますし、また、現在の Excel講師や業務改善コンサルタントの仕事を通して出会ってきた一万人以上の受講生の方々と話をしていく中で培 ってきたものです。

多くの人は「Excelは苦手です」といいますが、本書を読んでいただければ、 「Excelは使えます」と胸を張って言えるようになります。それくらい充実した内 容になっていると思います。
筆者の人生の目標は、Excelの業務効率化を極めることであり、そして、それを1人でも多くの人に伝えることです。
Excelはとても優れたソフトウェアです。使い方次第でその能力はもっともっと引き出せます。ぜひ多くの先人が残してくれた「効率的な使い方」や「便利な 機能」「データ分析のコツ」を習得し、みなさんのExcel作業を改善してみてください。本書を読むことで、みなさんが日々取り組んでおられる、煩雑で面倒な Excel作業が少しでも効率化でき、より生産的な作業に使える時間が増えたなら ば、筆者はこの上なく幸せです。
前置きが長くなってしまいました。それでは、一緒に本編へと歩みを進めていく。

CONTENTS

はじめに
Chapter 1
最初に押さえておくべき 11の基本操作と考え方
【見やすい表デザインの基本】
01 Excelを開いたら最初にやるべき7つの操作
02 目的や用途に応じてフォントを決める
03 行の高さを調整して見やすさを確保する
04 表はA1からはじめない
05 文字は左揃え、数値は右揃え
06 数値が見やすくなるたった2つのルール
07「内訳」にはインデントをつける・
08 列幅を決める
【写線の正しい使い方】
09 罫線機能をマスターしよう
10 表の罫線の正しい設定方法
【見やすさと色の使い方】
11 数値の色を使い分ける
12 強調したいセルには背景色を設定する
[Excel のエラー]
13 セルに表示される主なエラー一覧

Chapter 2
仕事が速い人は知っている 1つ上の“見せ方”テクニック
【シートとセルの基本操作】
01 Excelシートの正しい管理方法
02「非表示」機能は使ってはいけない
03 セルの結合ではなく「選択範囲内で中央」で揃える
04 複数セルにまたがる斜線を引く
05 セルにコメントを付ける
【条件付き書式を徹底活用】
06 条件付き書式の基本操作
07 平均値より上のセルの色を変える
08 条件付き書式でエラー値を見つける
09 条件付き書式を確認・削除する
【知っておくと便利なプロの技】
10 見出しとなるセルを固定する
11 リボンを隠して画面を広く使う
12 現在の日付・時刻を一瞬で入力する
13 郵便番号から住所を入力する
14 行頭に「0」が入る文字列を入力する
15 名前の末尾に自動的に「様」を追加する。
16 漢字のふりがなを修正する
17 文字を縦書きで表示する
18 ファイル作成者の名前を削除する
19 経過日数や経過時間の計算とシリアル値
20 ワークシートの編集を禁止する
21 ファイルを自動的に保存する
22 ファイルにパスワードをかける

Chapter 3
業務成果に直結する便利な関数11選
【基本関数を使いこなす】
01 基本の関数のみで作業効率と正確さを10倍高める
02 意外と奥深いSUM関数を極める-SUM関数
03 異常値を見つけ出す最も簡単な方法
– -MAX関数、MIN関数
04 あり得ない数値を正常値に変換する ROUND関数
05 エラー時の表示内容を変更する -IFERROR関数
06 計算結果によって表示内容を変更する -IF 関数
【重要な結果をミスなく秒速で算出する】
07 日次の売上を月別に集計する-SUMIF関数
08 複数の条件に合致するデータのみを集計する-SUMIFS関数
09 全アンケート回答者から男女の数を算出する-COUNTIF関数
10 複数の条件を満たすデータ件数を数える-COUNTIFS関数
11 製品番号から製品名と製品金額を抽出する-VLOOKUP関数
12 請求書に翌月末日を自動的に入力する-EOMONTH関数、

Chapter 4
計算チェックと絶対参照を極める章
【計算チェックの極意】
01 F2を使いこなせば、作業ミスを激減できる
02 横方向のデータ入力を高速化する
03 トレース機能で参照元を確認する
04 折れ線グラフで異常値を見つける
【単純ミスを未然に防ぐ】
05 作業をはじめる前にファイルを必ずコピーする
06 ファイル名には日付やバージョン番号を付ける
07 相対参照と絶対参照をきちんと理解する
08 複合参照を使ってマトリクスを秒速で作成する
09 他のシートの値を参照する
10 何度も使う数字に名前を付ける – セル名の設定
11 セルに付けた名前を削除する
12「入力する」から「選択する」へ- [データの入力規則]機能
【ファイル参照と元データ】
13 他のブックは参照しない
14 他のブックへの参照があるかをチェックする
15 データの出所を明確にする

Chapter 5 作業スピードを劇的に向上する ショートカットテクニック
【習得必須の厳選ショートカット】
01 ショートカットは必修の仕事術
02 (A)は最強の相棒
【ワンランク上の必修ショートカット】
03 表の見た目を操作する必修ショートカット6選
04 列や行を操作する便利なショートカット10選
05 データを操作する便利なショートカット10選
06 ファイル操作を超高速化するショートカット8選
07 手間やケアレスミスを激減できるショートカット10選

Chapter 6
コピペとオートフィル、 並べ替え機能の超便利な使い方
【コピペの極意を完全解説】
01 コピペを制すると作業効率が劇的に向上する
02 まずは「値の貼り付け」から理解しよう
03「書式貼り付け」の便利な使い方
04「数式貼り付け」で数式のみを貼り付ける
05[除算貼り付け]で表の単位を変更する
【覚えておくと便利な機能】
06 簡単な操作で表の行と列を入れ替える
07 オートフィルの基本操作を覚えよう!
08 年月日と曜日を一瞬で入力する
09 セルの背景色を一行置きに変更する
10 [並べ替え]機能を完璧にマスターする。
11 [フィルター] 機能とSUBTOTAL関数の使い方

Chapter 7
実践的なデータ分析のはじめ方
【データテーブルのプロの技】
01 データテーブルは最強の分析ツール一はじめての感度分析
02 営業利益・収益予測をシミュレーションする
03 経費と商品単価から変動リスクを検討する
04 データテーブルが大きくなったら手動計算する
【ゴールシークの実践的な使い方】
05 ゴールシークをはじめよう!
06 目標利益から必要な回転率を割り出す
07 総予算(利益)から調達できる人員を割り出す
【What-lf 分析の基本を知る】
08 ソルバーの基本と有効化
09 ソルバーで費用の組み合わせを分析する

【クロス集計の驚くべき力】
10 ピボットテーブルの基本
11 ピボットテーブルでデータを別角度から集計・分析する
12 ピボットグラフで集計データをグラフ化する。
【散布図のビジネスへの応用】
13 相関分析でデータに潜む相関関係を見つける
14 右肩下がりが正しいデータもある一順相関と逆相関
15 相関分析の結果から予測値を求める
16 近似曲線から「外れ値」を外す方法
17 1つの散布図上に2つのグループをプロットする
【数値から見えるものと見えないもの】
18 平均値と中央値を使い分ける
19 加重平均を理解する
20 購入単価と購入数の関係を数値化する。
21 日付ごとのデータを年・月にまとめて集計する
22 空欄セルには「N/A」を入力する

Chapter 8
Excelのグラフ機能を自由自在に 扱うための5つのポイント
【グラフ次第で数字の魅力は大きく変わる】
01 Excelのグラフ機能の基本をきちんと理解する
02 グラフの魅力を劇的に上げる色使いの基本
03 売上と利益率を1つのグラフで見せる。
04 凡例は使わず、データラベルを活用する
【伝わるグラフ、見やすいグラフには理由がある】
05 「普通のグラフ」を「良いグラフ」に変える5つのプロ技

Chapter 9 最適なグラフの種類の選び方
【最適なグラフの選び方】
01 折れ線グラフで実績/予測グラフを作ってみよう
02「まさに今!」の現状を見せるときは「縦棒グラフ」
03 縦軸を変えると、グラフの見栄えは大きく変わる
04 ランキング関連は「横棒グラフ」が最も適している
05 各社のシェアを比較する際は「円グラフ」
06 成長率の要因を判断できる「積み上げ縦棒グラフ」
07 シェアの推移を確認するのに最適なグラフ
08 世の中のトレンドを伝えるときは「面グラフ」

Chapter 10
Excelの印刷機能を たった10分で極める
【思い通りに印刷するためのテクニック】
01 Excelの印刷機能をきちんと理解する
02 改ページ位置を変更する際の注意点
03 複数のシートをまとめて印刷する
04 重要なファイル情報を資料のヘッダーに記載する
05 配布資料は印刷順序を変更して綴じやすくする
06 表の見出し行を各ページの先頭行に記載する

Chapter 11
Excel完全自動化による 超効率化への招待状
【めんどうな作業はExcelに任せよう】
01 自動化すれば1日作業が数秒で終わるという衝撃
02 自動化の初歩の初歩を体験してみよう
03 次のステップへ

これも重要!
ダウンロードデータを活用しよう! 本書で解説しているExcel表 (xlsx ファイル)の一部は、以下のサポートページからダウン ロードできます。解説している機能の操作確認などに、ぜひ活用してください。本を読む だけでなく、Excel表を使って実際に操作すると、機能の理解がより一層深まります。

●本書サンプルのダウンロード
URL http://www.sbor.jp/support/13698.html

なお、本書内の内容の実行やダウンロードデータの利用については、すべて自己責任の もとで行ってください。内容の実行により発生したいかなる直接、間接的被害について、 著者およびSBクリエイティブ株式会社、製品メーカー、購入した書店、ショップはその 責を負いません。

藤井 直弥 (著), 大山 啓介 (著)
出版社: SBクリエイティブ (2017/1/27)、出典:出版社HP